Huishoudelijk reglement Coalitie Erbij Doetinchem. (Versie 08-07-2018)
Inhoud
Artikel 1 Begripsbepaling
Artikel 2 Taken en bevoegdheden van voorzitter, secretaris, penningmeester en algemene bestuursleden
Artikel 3 Jaarlijkse bijdrage
Artikel 4 Commissies voor onbepaalde tijd
Artikel 5 Projectgroep voor bepaalde tijd
Artikel 6 Donaties, schenkingen, subsidies
Artikel 7 Bijeenroeping van de algemene vergadering
Artikel 8 Slotbepaling
Artikel 1 Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
‒ Vereniging: de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem;
‒ Statuten: de Statuten van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem;
‒ Bestuur: het bestuur van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem, zoals bedoeld in artikel 10 van de Statuten;
‒ Commissie: een of meer commissies van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem voor onbepaalde tijd, zoals bedoeld in artikel 12 en 23 van de Statuten;
‒ Projectgroep: een of meer commissies van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem voor bepaalde tijd, zoals bedoeld in artikel 12 en 23 van de Statuten;
‒ Lid: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, die lid is van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem, zoals bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
‒ Begunstiger: natuurlijk persoon of rechtspersoon, zoals bedoeld in artikel 5 van de Statuten;
‒ Jaarlijkse bijdrage: de financiële bijdrage aan de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem, zoals bedoeld in artikel 9 van de Statuten;
‒ Beleidsvoorstel: een voorstel van het bestuur van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem inzake het voorgenomen beleid, beheer en/of projecten in een verenigingsjaar, dat door het bestuur ter beoordeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering, zoals bedoeld in artikel 16 van de Statuten;
‒ Bestuursvoorstel: een voorstel van het bestuur van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem inzake het te voeren beleid, beheer en/of (projectmatige) uitvoering op een bepaald gebied, dat door het bestuur ter beoordeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering, zoals bedoeld in artikel 16 van de Statuten;
‒ Commissievoorstel: een voorstel van een commissie van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem inzake het te voeren beleid, beheer en/of (projectmatige) uitvoering op een bepaald gebied, dat door de commissie ter beoordeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan het bestuur en/of de algemene vergadering, zoals bedoeld in artikel 16 van de Statuten;
‒ Begroting: een financieel overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven gedurende een verenigingsjaar in combinatie met een toelichting van het bestuur van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem, dat door het bestuur vooraf ter beoordeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering, zoals bedoeld in artikel 15 van de Statuten;
‒ Bestuursverslag: een verslag over de gang van zaken binnen de vereniging en over het gevoerde beleid door bestuur en commissies, dat door het bestuur ter beoordeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering, zoals bedoeld in artikel 15 van de Statuten;
‒ Staat van baten en lasten: een financieel overzicht van de ontvangen inkomsten en gedane uitgaven gedurende een verenigingsjaar in combinatie met een toelichting van het bestuur van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem, dat door het bestuur ter beoordeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering, zoals bedoeld in artikel 15 van de Statuten;
‒ Balans: een financieel overzicht van de vermogenspositie met schulden en vorderingen aan het begin en het einde van een verenigingsjaar van het bestuur van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem, dat door het bestuur ter beoordeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering, zoals bedoeld in artikel 15 van de Statuten;
‒ Bestedingsplan: een financieel voorstel van het bestuur van de vereniging Coalitie Erbij Doetinchem, dat door het bestuur vooraf ter beoordeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering, zoals bedoeld in artikel 13 lid 4 van de Statuten.
Artikel 2 Taken en bevoegdheden van voorzitter, secretaris, penningmeester en algemene bestuursleden
1. Tot de taken en bevoegdheden van de voorzitter behoren:
1a. Geeft leiding aan het bestuur;
1b. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden en commissies;
1c. Leidt de bestuursvergaderingen en de algemene vergadering;
1d. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de Statuten en dit huishoudelijk reglement;
1e. Stelt jaarlijks in goed overleg met de secretaris, de penningmeester en de algemene bestuursleden het beleidsplan voor het komende verenigingsjaar op voorafgaand aan de algemene vergadering;
1f. Coördineert en stuurt activiteiten, voor zover dit niet door de overige bestuursleden en commissies geschiedt;
1g. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt;
1h. Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe, voor zover dit niet door de overige bestuursleden en commissies geschiedt.
2. Tot de taken en bevoegdheden van de secretaris behoren:
2a. Vervangt de voorzitter bij afwezigheid;
2b. Stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor elke vergadering op;
2c. Maakt van elke bestuursvergadering een verslag waarin minimaal vermeld staat:
‒ de datum en plaats van de vergadering;
‒ de aanwezige en afwezige bestuursleden;
‒ de verleende volmachten;
‒ de genomen besluiten;
‒ de actielijst.
2d. Stelt jaarlijks in goed overleg met de voorzitter, de penningmeester en de algemene bestuursleden het niet-financiële gedeelte van het bestuursverslag op;
2e. Maakt een samenvatting van het vergaderverslag van het bestuur of de algemene vergadering voor de externe communicatie (pers, website, sociale media e.d.);
2f. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
2g. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden of commissies in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
2h. Archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat de informatie voor het bestuur beschikbaar is;
3. Tot de taken en bevoegdheden van de penningmeester behoren:
3a. Voert de financiële administratie;
3b. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, in het bijzonder in geval van opvolging;
3c. Ziet er op toe dat de administratie wordt uitgevoerd en verslaggegeven in overeenstemming met de wet, fiscale voorschriften, de Statuten en dit huishoudelijk reglement;
3d. Stelt in goed overleg met de voorzitter, de secretaris en de algemene bestuursleden voorstellen met financiële begrotingen van inkomsten en uitgaven op, zoals een begroting of een bestedingsplan;
3e. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag, zoals de staat van baten en lasten en de balans;
3f. Beheert de kas, bankrekeningen en eventuele spaarrekeningen;
3g. Voert de communicatie met de bank; beheert ontvangen financiële opgaven en overzichten;
3h. Beslist zelfstandig over enkelvoudige uitgaven tot maximaal een bedrag van 100 euro en op jaarbasis tot een maximum van tien procent (10%) van het vastgestelde budgettaire jaarbedrag voor de vereniging;
3i. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting en/of de in bestuurs-vergaderingen gemaakte afspraken;
3j. Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen décharge te verlenen. Feitelijke décharge vindt plaats middels een besluit van het bestuur en de algemene vergadering;
4. Tot de taken en bevoegdheden van de algemene bestuursleden behoren:
4a. Nemen deel aan algemene of specifieke commissies en dragen zorg voor onderlinge coördinatie daarvan;
4b. Nemen deel aan tijdelijke en/of ad-hoc activiteiten en/of projecten en dragen zorg voor onderlinge coördinatie daarvan;
4c. Zijn belast met specifieke taken en activiteiten, zoals vastgesteld bij bestuursbesluit of besluit van de algemene vergadering.
Artikel 3 Jaarlijkse bijdrage
1. De jaarlijkse financiële bijdrage per verenigingsjaar is:
€ 10,- voor natuurlijke leden;
€ 25,- voor organisatieleden;
Minimaal € 100,- voor begunstigers.
2. De jaarlijkse financiële bijdrage is in de eerste kalendermaand van elk verenigingsjaar verschuldigd.
3. Jaarlijks wordt op de algemene vergadering bij meerderheid van stemming de jaarlijkse bijdrage voor het erop volgende verenigingsjaar bepaald.
Artikel 4 Commissies voor onbepaalde tijd
1. Voor een aantal beleidsterreinen en/of taakgebieden zijn er zelfstandige commissies voor onbepaalde tijd met tenminste drie (3) leden, waarvan tenminste één (1) bestuurslid is.
2. De leden kunnen vier (4) jaar lang lid zijn van dezelfde commissie en zijn eenmaal herbenoembaar voor vier jaar (4) jaar.
3. Een lid kan tegelijkertijd deel nemen aan niet meer dan drie (3) commissies voor onbepaalde tijd;
4. Een commissie kan aan het bestuur en/of de algemene vergadering een commissievoorstel m.b.t. haar beleidsterrein en/of taakgebied doen.
5. Een commissie kan aan het bestuur en/of de algemene vergadering een bestedingsplan m.b.t. haar beleidsterrein en/of taakgebied voorstellen.
6. Een commissie draagt zorg voor de afstemming en uitvoering van de activiteiten, projecten en inkomsten en uitgaven overeenkomstig de besluiten van de algemene vergadering, het bestuur en de geaccordeerde commissievoorstellen en bestedingsplannen en legt daarover verantwoording af aan bestuur en/of algemene vergadering.
7. Voor de navolgende beleidsterreinen en/of taakgebieden is er in ieder geval een commissie voor onbepaalde tijd:
7a. realiseren, in stand en actueel houden van:
‒ website en digitale platforms ten behoeve van een zo volledig en actueel overzicht van georganiseerde non-
profit activiteiten naar datum, interessegebied en locatie, alsmede overzichten van organisaties, die non-
profit activiteiten op het gebied van welzijn organiseren;
‒ gedrukte overzichten van georganiseerde non-profit activiteiten naar datum, interessegebied en locatie,
alsmede overzichten van organisaties, die non-profit activiteiten op het gebied van welzijn organiseren;
‒ digitale en niet-digitale communicatie-, PR- of promotiemiddelen /-kanalen en duurzame contacten en/of
relaties met media (TV, radio, print) voor externe communicatie, voorlichting en public relations, alsmede
een doorlopende service / productie van berichten, nieuwtjes of wetenswaardigheden, zoals op sociale
media of in vaste rubrieken;
7b. realiseren, in stand houden en uitbreiden van contacten en relaties ten behoeve van draagvlak voor en financiering van de activiteiten en projecten van de vereniging, zoals het werven en behouden van begunstigers, subsidieverleners en projectmatige of themagerichte sponsors.
Artikel 5 Projectgroep voor bepaalde tijd
1. Voor een bepaald taakgebied kan het bestuur en/of de algemene vergadering een projectgroep voor bepaalde tijd benoemen met tenminste twee (2) leden.
2. Bij het instellen van de projectgroep wordt de maximale tijdsduur voor de projectgroep bepaald.
3. Een lid kan tegelijkertijd deel nemen aan niet meer dan drie (3) projectgroepen voor bepaalde tijd;
4. Een projectgroep kan aan het bestuur en/of algemene vergadering een voorstel tot besluit m.b.t. haar taakgebied doen.
5. Een projectgroep kan aan het bestuur en/of de algemene vergadering een bestedingsplan m.b.t. haar taakgebied doen.
6. Een projectgroep draagt zorg voor de afstemming en uitvoering van de activiteiten in het kader van het project en inkomsten en uitgaven overeenkomstig de besluiten van de algemene vergadering, het bestuur en het geaccordeerde voorstel en bestedingsplan van de projectgroep en legt daarover verantwoording af bij bestuur en/of algemene vergadering.
Artikel 6 Donaties, schenkingen, subsidies
1. Donaties, schenkingen en subsidies worden besteed aan een door de gever of subsidieverstrekker beoogde bestemming, passende binnen de doelstellingen van de vereniging en voor zover wetgeving en/of fiscale regelgeving dit toestaan.
2. Donaties, schenkingen en subsidies worden te allen tijde gestort op de bankrekening van de vereniging.
3. Donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend verenigingsjaar worden doorgeschoven, voor zover wetgeving en/of fiscale regelgeving dit toestaan.
Artikel 7 Bijeenroeping van de algemene ledenvergadering
Overeenkomstig het bepaalde in Artikel 20 van de Statuten vindt de oproeping voor een algemene vergadering schriftelijk plaats.
In het ledenregister, zoals bedoeld in artikel 4 van de Statuten, staat vermeld op welke digitale wijze het betreffende lid wenst te worden opgeroepen.
Artikel 8 Slotbepaling
In gevallen waarin de wet, de Statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.